test2

Od czego zacząć? Planując budżet udziału w targach
trzeba z jednej strony zestawić́ cele firmy, jakie chce
się osiągnąć dzięki obecności na targach, a z drugiej –
jej możliwości finansowe i szacowane koszty.
Przedstawię pięć metod ustalenia budżetu na targi.

Zacznijmy od tej idealnej – ale niestety najtrudniejszej
w praktyce. Możemy określić optymalny budżet za pomocą
metody celowej, tzn. odpowiadamy sobie na pytania:

1. Jakie są cele naszej firmy na konkretne targi?
2. Jakie środki są potrzebne, by je osiągnąć?

Niezbędna jest do tego jednak znajomość efektywności
różnych działań targowych. Na przykład: mając dane,
o ile zwiększy się liczba osób odwiedzających stoisko,
przy zwiększeniu metrażu z 50 do 100 metrów kwadratowych, można ocenić czy taki wydatek przyniesie
firmie oczekiwane efekty i pozwoli zrealizować założone
cele targowe.

Jeśli jednak nie znamy dokładnie efektywności działań
targowych, można – ustalając budżet targowy – posłużyć się kolejnymi z metod:

Metodą budżetu quasi-celowego – pomimo tego,
że nie znamy efektywności wydatków na różne działania
targowe, to możemy ocenić na podstawie doświadczenia lub obserwacji z udziału w poprzednich targach,
czy pozostawić budżet w podobnym kształcie jak
podczas poprzedniej edycji targów, czy dokonać w nim
zmian, aby osiągnąć zakładane przez mnie cele. I tak np.
podczas 5 dni targów zespół sprzedażowy zebrał 300
nowych kontaktów na 25 metrach kwadratowych.
Te dane mnie satysfakcjonują, więc nie potrzebuję zwiększać powierzchni, budżet będzie na podobnym poziomie.
UWAGA: Z naszego doświadczenia bycia wystawcą na targach Euroshop w Niemczech, ceny wynajmu
powierzchni, wpisu do katalogów i opłaty ryczałtowe
za prąd drożeją. W praktyce w 2020 za wynajęcie od
organizatora stoiska narożnego o powierzchni 25 m2
zapłacimy o 6% więcej niż w roku 2017. Dlatego, planując budżet na podstawie poprzednich imprez targowych, warto jest dodać + 10% jako margines cenowy
uwzględniający wzrost cen. Nie przyjmujmy takiej samej
wielkości budżetu, bo istnieje duże ryzyko niedoszacowania!

Metodą procenta budżetu marketingowego –
możemy określić, jaki będzie udział wydatków na targi
w całej kwocie przeznaczonej na wydatki marketingowe. Według badań prowadzonych przez AUMĘ, wśród
500 niemieckich wystawców wydatki na targi w latach
2013 – 2018 roku stanowiły około 48% całego budżetu
marketingowego b2b. Podaję tu specjalnie dane rynku
niemieckiego, ponieważ na tle innych rynków targowych
charakteryzuje się on ugruntowaną pozycją lidera,
na podstawie którego widać różne tendencje i trendy,
które są widoczne później w innych krajach.
Metodą budżetu według konkurencji – najbardziej
kontrowersyjna metoda – zorientowanie budżetu na lidera lub liderów w zakresie wydatków targowych i porównywanie własnych nakładów z wydatkami konkurentów.
Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorstwa znajdują
się w różnej sytuacji rynkowej, realizują odmienne misje,

strategie, dysponują różnymi zasobami;
Metodą budżetu według możliwości finansowych
– firma wydaje na targi tyle, na ile ją stać. Nie ma tu
logicznego powiązania pomiędzy celami udziału
w targach, a przeznaczanymi na nie funduszami.

Planując wydatki na ekspozycję targową, warto wypróbować kilka z wymienionych metod, aby opracować
optymalny budżet. W niektórych firmach przyjmuje
się metodę „od ogółu do szczegółu” i najpierw określa się globalną wartość budżetu, by później podzielić
go na różne działania. W innych, korzystając z metody
odwrotnej, czyli „od szczegółu do ogółu”, rozpoczyna
się planowanie pojedynczych działań i w ten sposób
uzyskiwana jest łączna kwota potrzebna na targi. Proces
ten można powtarzać, wprowadzając korekty,

i w ten sposób dojść do ostatecznych ustaleń.

Z jakimi dokładnie kosztami muszę się liczyć planując
budżet targowy? Weź pod uwagę następujące koszty:
– wynajmu powierzchni targowej,

– zużycia mediów (woda, prąd, internet, sprężone
powietrze, instalacje zraszaczy etc.),
– projektu i zabudowa stoiska (wraz z montażem,
demontażem, transportem),
– usług na stoisku (catering, hostessy, atrakcje
np. maszyna do robienia popcornu, automat
wydający pamiątkowe koszulki, fotobudka etc.),
– transportu, spedycji (ludzi, produktów wystawcy),
– wejściówki na targi dla personelu i potencjalnych
klientów oraz karty parkingowe,
– personelu stoiska i podróży na targi (koszty diet, noclegów i transportu ludzi),
– innych wydatków (kosztu produkcji filmu reklamowego,
kosztów gadżetów i materiałów reklamowych etc.),
– multimedia w zależności od zapotrzebowania i funkcji,
jakie mają spełniać.

Warto pamiętać o kosztach obsługi spedycyjnej,
które uzależnione są od terminu dostarczenia na targi
eksponatów targowych. Jeżeli eksponaty dotrą przed
terminem montażu i organizacji stoisk (termin ten
określany jest przez organizatora), dochodzą koszty związane z opłatą za magazyn spedycyjny. Jeżeli
eksponaty pojawią się na targach w niedzielę lub inny
dzień wolny od pracy to koszty usług spedycyjnych są
odpowiednio wyższe (średnio o 50%). Te same zasady
dotyczą nocnego montażu lub demontażu stoiska czy
też załadunku lub rozładunku eksponatów.

Ocena przyjętego budżetu targowego i wystąpienia.

Ocena uczestnictwa w targach powinna zacząć
się już przed imprezą targową, w trakcie ustalania
celów, z jakimi firma przyjeżdża na targi. Po jej zakończeniu należy ocenić, czy i w jakim stopniu te cele
zostały zrealizowane. W ocenie należy uwzględnić
realne koszty uczestnictwa oraz to, co ono wygenerowało – ilość i jakość kontaktów zebranych bezpośrednio oraz ilość osób, które mogły poznać markę (na
podstawie statystyk organizatorów co do liczby zwiedzających). Do raportu należy dodać również zdobyte
informacje na temat rynku i konkurencji, ocenę wydarzeń, spotkań networkingowych podczas targów.
Zaplanowanie udanego udziału w targach nie jest
kompletne, jeśli nie przygotujemy w odpowiednim
czasie budżetu.